eInvoice Viewer — Exporter – Handbuch

1 · Überblick

Der eInvoice Viewer — Exporter ist ein Zusatz zum WordPress-Plugin eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931. Er fügt der Ergebnisansicht des Viewers einen Knopf „Nach Excel exportieren" hinzu. Ein Klick auf diesen Knopf überführt die Rechnung, die der Viewer gerade geöffnet hat, in eine Excel-Datei. Mehr tut der Exporter nicht: Er bringt keinen eigenen Kurzbefehl und kein eigenes Hochladefeld mit.

Der Exporter ist für alle gedacht, die die Angaben einer E-Rechnung in einer Tabelle weiterverwenden wollen, zum Beispiel um sie abzulegen, zu vergleichen, weiterzugeben oder Feld für Feld zu prüfen.

Was der Exporter kann:

• Er füllt eine vorbereitete Excel-Vorlage, die den Feldkatalog der EN 16931 enthält, mit den Werten der geöffneten Rechnung. Jedes Feld hat in der Vorlage seinen eigenen Zeilenblock.
• Er bildet wiederholte Gruppen so oft ab, wie sie in der Rechnung vorkommen. Das gilt zum Beispiel für Freitexte (BG-1), Rechnungspositionen (BG-25) und Abschläge je Position (BG-27). Eine Rechnung mit fünf Positionen bekommt fünf Positionsblöcke.
• Er lässt eine Gruppe, die in der Rechnung nicht vorkommt, ganz weg, statt einen leeren Platzhalterblock zu zeigen.
• Er wählt die Vorlage nach der Sprache der Ansicht: Deutsch, Englisch oder Französisch.
• Er verwendet genau die Rechnungsdaten, die der Viewer bereits gelesen hat. Die XML-Datei wird nicht ein zweites Mal gelesen, und der Export kann deshalb nicht von dem abweichen, was der Viewer anzeigt.
• Er begrenzt die Zahl der Exporte je Besucher und Kalendertag.

Was der Exporter nicht kann:

• Er liest die Rechnung nicht selbst. Ohne den Viewer tut er nichts.
• Er wandelt keine Rechnung zwischen UBL und CII um und bietet eine solche Umwandlung nicht zum Herunterladen an.
• Er exportiert nicht nach DATEV und in kein anderes Buchhaltungsformat.
• Er exportiert die zusätzlichen Felder des Profils EXTENDED (ZUGFeRD Extended, Factur-X Extended) noch nicht. Jeder Export verwendet die Vorlage für den Kern der EN 16931.
• Die Feldbezeichnungen in der englischen und in der französischen Vorlage sind noch deutsch.
• Er fügt Ihrer Website keine REST-Route hinzu.

Voraussetzungen:

2 · Installieren

Der Exporter ist ein Kaufprodukt. Sie erhalten ihn als ZIP-Datei über den Shop auf invoicePress.de. Es gibt zwei Wege, ihn zu installieren.

Weg A: ZIP-Datei in WordPress hochladen

1. Prüfen Sie unter Plugins, dass das Plugin eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931 installiert und aktiv ist.
2. Laden Sie die ZIP-Datei des Exporters aus dem Shop auf invoicePress.de auf Ihren Rechner.
3. Öffnen Sie in WordPress Plugins → Plugin hinzufügen und wählen Sie Plugin hochladen.
4. Wählen Sie die ZIP-Datei aus und klicken Sie auf Jetzt installieren.
5. Klicken Sie auf Plugin aktivieren.
6. Öffnen Sie eInvoice Viewer → Viewer und prüfen Sie im Abschnitt „eInvoice Viewer — Exporter", dass dort in grüner Schrift steht: „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931 ist aktiv - der Button wird erscheinen."

Weg B: Ordner auf den Server legen

1. Prüfen Sie, dass das Plugin eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931 installiert und aktiv ist.
2. Entpacken Sie die ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.
3. Laden Sie den entpackten Plugin-Ordner in das Verzeichnis /wp-content/plugins/ Ihrer WordPress-Installation hoch.
4. Öffnen Sie in WordPress die Seite Plugins und aktivieren Sie eInvoice Viewer — Exporter.
5. Prüfen Sie wie bei Weg A die Statuszeile unter eInvoice Viewer → Viewer.

Aktualisieren

Sie beziehen die neue Fassung als ZIP-Datei aus dem Shop und installieren sie wie bei Weg A über die bestehende Fassung, oder Sie ersetzen bei Weg B den Plugin-Ordner auf dem Server. Ihre drei Einstellungen liegen in der WordPress-Datenbank und nicht im Plugin-Ordner; sie bleiben beim Ersetzen des Ordners erhalten. WordPress meldet eine neue Fassung nicht von sich aus, weil das Plugin keine eigene Update-Abfrage mitbringt.

Entfernen

Sie deaktivieren und löschen das Plugin auf der Seite Plugins. Der Knopf verschwindet danach aus der Ergebnisansicht des Viewers. Der Exporter legt keine eigenen Tabellen an und speichert keine Rechnungen. In der Datenbank liegen nur die zwei Einstellungen spvx_daily_limit und spvx_trust_proxy sowie die kurzlebigen Zähler des Tageslimits. Das Plugin räumt beim Löschen nicht auf: Die zwei Einstellungen bleiben in der Datenbank stehen. Die Zähler des Tageslimits verfallen von selbst nach einem Tag.

3 · Erste Schritte

1. Öffnen Sie eine Seite Ihrer Website, auf der der Viewer mit dem Kurzbefehl [spev_einvoice_viewer] eingebunden ist.
2. Laden Sie wie gewohnt eine E-Rechnung in den Viewer. Die Rechnung erscheint in der Ergebnisansicht.
3. Klicken Sie neben dem Ergebnis auf den Knopf „Nach Excel exportieren".
4. Ihr Browser lädt eine Datei herunter. Sie trägt den Namen der Rechnungsdatei mit dem Zusatz -export.xlsx.
5. Öffnen Sie die Datei in Ihrem Tabellenprogramm. Sie sehen den Feldkatalog der EN 16931, gefüllt mit den Werten Ihrer Rechnung.

4 · Arbeiten mit dem Exporter

Eine Rechnung nach Excel exportieren

Sie öffnen eine Rechnung im Viewer und klicken auf „Nach Excel exportieren". Der Viewer übergibt die bereits gelesenen Rechnungsdaten an Ihren WordPress-Server. Dort füllt der Exporter die Vorlage und sendet die fertige Datei sofort als Download zurück. Die Rechnung wird dafür nicht ein zweites Mal hochgeladen und nicht ein zweites Mal gelesen. Das bedeutet für Sie: In der Excel-Datei stehen dieselben Werte, die Sie im Viewer sehen.

Der Aufbau der Excel-Datei

Die Datei ist eine ausgefüllte Vorlage mit dem Feldkatalog der EN 16931. Jedes Feld der Norm hat darin einen eigenen Zeilenblock, in den der Wert aus der Rechnung eingetragen ist. Die Zellformate der Vorlage bleiben im Ergebnis erhalten. Eine Summe, die die Rechnung nicht nennt, bleibt leer und wird nicht mit 0,00 gefüllt. Trägt ein Beteiligter sowohl eine einfache als auch eine globale Kennung, stehen beide getrennt in ihren eigenen Feldern. Vergabenummer und Objektkennung stehen in eigenen Zeilen.

Wiederholte Gruppen: so oft, wie sie vorkommen

Manche Gruppen der Norm dürfen in einer Rechnung mehrfach vorkommen, etwa Freitexte (BG-1), Rechnungspositionen (BG-25) und Abschläge je Position (BG-27). Der Exporter vervielfältigt den Zeilenblock einer solchen Gruppe genau so oft, wie die Gruppe in der Rechnung steht. Eine Rechnung mit fünf Positionen bekommt fünf Positionsblöcke. Eine Gruppe mit null Vorkommen fällt weg. Die Zu- und Abschläge einer Rechnungsposition bilden je Position eine Tabelle über die ganze Breite.

Die Sprache der Vorlage

Der Exporter verwendet die deutsche, die englische oder die französische Vorlage, je nachdem, in welcher Sprache die Ansicht des Viewers läuft. Bei jeder anderen Sprache nimmt er die deutsche Vorlage. Die Feldbezeichnungen sind in der englischen und in der französischen Vorlage noch deutsch.

Der Name der heruntergeladenen Datei

Der Dateiname entsteht aus dem Namen der Rechnungsdatei ohne deren Endung und dem Zusatz -export.xlsx. Aus rechnung-4711.xml wird also rechnung-4711-export.xlsx. Ist kein Name bekannt, heißt die Datei invoice-export.xlsx.

Das Tageslimit

Der Exporter zählt die erfolgreichen Exporte je Besucher und Kalendertag. Angemeldete Benutzer werden je Benutzer gezählt, nicht angemeldete Besucher je IP-Adresse, die dafür nur als Hashwert verwendet wird. Ist das Limit erreicht, lehnt der Server weitere Exporte für diesen Tag ab. Ein Export, der fehlschlägt, wird nicht mitgezählt. Das Limit stellen Sie in den Einstellungen ein; der Wert 0 hebt es auf.

Auf einer Seite ausschalten

Im Kurzbefehl des Viewers schalten Sie auf einer einzelnen Seite ab, was dieser Zusatz zeigt, zum Beispiel [spev_einvoice_viewer button_spev_export="no"]. Ohne Angabe bleibt alles an.

Ein Schalter nimmt etwas nur von dieser Seite. Wer den Zusatz überhaupt benutzen darf, legt „Verfügbar ab Rolle“ in den Einstellungen des Viewers fest.

5 · Einstellungen

Der Exporter hat keine eigene Einstellungsseite und keinen eigenen Menüpunkt. Seine Einstellungen stehen als zusätzlicher Abschnitt auf der Einstellungsseite des Viewers.

eInvoice Viewer → Viewer, Abschnitt „eInvoice Viewer — Exporter"

Am Anfang des Abschnitts steht der Satz „Fügt der Ergebnisansicht des eInvoice Viewer ( … ) einen „Nach Excel exportieren"-Button hinzu - kein eigenes Shortcode." und darunter eine Statuszeile. In grüner Schrift lautet sie „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931 ist aktiv - der Button wird erscheinen." In roter Schrift lautet sie „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931 ist nicht aktiv. Dieses Plugin nutzt dessen Leselogik weiter und tut ohne es nichts."

Kurzbefehle

Der Exporter hat keinen eigenen Kurzbefehl. Der Knopf erscheint überall dort, wo der Viewer mit seinem Kurzbefehl eingebunden ist:

[spev_einvoice_viewer]

6 · Besondere Fälle

Sie wollen den Export nur wenigen Aufrufen am Tag öffnen. Tragen Sie unter „Exporte pro Besucher und Tag" eine kleine Zahl ein, zum Beispiel 3. Jeder Besucher kann dann an einem Kalendertag höchstens drei Rechnungen exportieren.

Sie wollen den Export ohne Begrenzung anbieten. Tragen Sie unter „Exporte pro Besucher und Tag" den Wert 0 ein. Das ist zum Beispiel auf einer Seite im Intranet sinnvoll, die nur Ihre eigenen Leute erreichen.

Ihre Website läuft hinter einem Reverse Proxy. Ohne weitere Einstellung sieht WordPress für alle Besucher die Adresse des Proxys, und alle nicht angemeldeten Besucher teilen sich dann ein gemeinsames Tageslimit. Schalten Sie „Proxy-Header vertrauen" ein. Der Exporter zählt dann die Adresse, die der Proxy an das Kopffeld X-Forwarded-For angehängt hat, und nicht eine, die der Besucher selbst hineingeschrieben hat.

Ihre Seite wird von einem Cache ausgeliefert. Der Exporter stellt die Sicherheitskennung für den Export über einen eigenen Abruf frisch bereit, damit der Export auch auf einer zwischengespeicherten Seite funktioniert. Erscheint trotzdem die Meldung, die Sicherheitsprüfung sei fehlgeschlagen, laden Sie die Seite neu.

Sie exportieren eine Rechnung im Profil EXTENDED. Der Export funktioniert, verwendet aber die Vorlage für den Kern der EN 16931. Die Kernfelder stehen vollständig in der Datei; die zusätzlichen Felder des Profils EXTENDED fehlen.

Sie betreiben den Viewer auf Englisch oder Französisch. Der Exporter nimmt von selbst die englische oder französische Vorlage. Rechnen Sie damit, dass die Feldbezeichnungen darin noch deutsch sind.

7 · Zusammenspiel mit anderen Paketen

8 · Wenn etwas nicht geht

Die Meldungen erscheinen in der Sprache der Website; die Tabelle nennt den deutschen Wortlaut. Kommt keine Meldung vom Server, zeigt der Viewer „Der Export ist fehlgeschlagen. Bitte erneut versuchen."

9 · Datenschutz und Sicherheit

Was an den Server geht. Beim Klick auf „Nach Excel exportieren" sendet der Browser die bereits gelesenen Rechnungsdaten, den Namen der Rechnungsdatei und die Sprache der Ansicht an Ihren eigenen WordPress-Server. Die Rechnungsdaten verlassen in diesem Augenblick also den Browser. Empfänger ist ausschließlich die WordPress-Installation, auf der der Exporter läuft.

Was nicht nach außen geht. Der Export läuft vollständig auf Ihrem eigenen Server. Der Exporter stellt keine ausgehenden Anfragen und nutzt keinen fremden Dienst.

Was gespeichert wird. Die übergebenen Rechnungsdaten und die erzeugte Excel-Datei bestehen nur für die Dauer der Anfrage. In die Mediathek und in die Datenbank wird davon nichts geschrieben. Gespeichert werden nur die drei Einstellungen und die Zähler des Tageslimits. Die Zähler liegen als kurzlebige Einträge (Transients) in WordPress; bei nicht angemeldeten Besuchern beziehen sie sich auf den Hashwert der IP-Adresse, bei angemeldeten auf den Benutzer.

Wie der Export geschützt ist.

• Der Export ist nur über eine AJAX-Aktion innerhalb Ihrer WordPress-Installation erreichbar, die eine gültige Sicherheitskennung (Nonce) verlangt. Eine REST-Route gibt es nicht.
• Das Tageslimit begrenzt die Zahl der Exporte je Besucher.

10 · Für Entwickler

Alle drei AJAX-Aktionen sind auch für nicht angemeldete Besucher registriert. Bei Erfolg antworten die beiden Exportaktionen nicht mit JSON, sondern unmittelbar mit der Datei (Content-Type: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet, als Anhang). Im Fehlerfall antworten sie mit JSON und einem dieser Statuscodes: 400 (keine oder unlesbare Daten), 403 (Nonce ungültig), 413 (Datei zu groß), 415 (falscher Dateityp), 422 (Fehler beim Lesen oder Füllen), 429 (Tageslimit erreicht), 500 (Lesebibliothek fehlt).

Die Vorlagen liegen im Plugin-Ordner unter templates/ und heißen EN16931-DE.xlsx, EN16931-EN.xlsx und EN16931-FR.xlsx. Die Excel-Datei schreibt die Bibliothek PhpOffice/PhpSpreadsheet (MIT). Die Bibliothek horstoeko/zugferdublbridge (MIT) sorgt dafür, dass der dateibasierte Weg eine UBL-Rechnung auf dem Server lesen kann. Der Exporter bietet keine eigenen Filter und keine eigenen Aktionen an.

11 · Fassungen

1.10.0

• Die Umwandlung zwischen UBL und CII zum Herunterladen ist entfernt; der Exporter überführt die Rechnung nur noch in eine Excel-Datei.
• Rechnungen, die XRechnung 4.0 oder EN 16931-1:2026 nennen, lassen sich jetzt öffnen und zeigen ihre Kennung.
• Der Hinweis über den markierten Feldern sagt jetzt genau, was der Viewer prüft.
• Die mitgelieferten Übersetzungen erscheinen jetzt auch bei netzwerkweiter Aktivierung und unter älteren WordPress-Fassungen.

1.9.2

• Der Befreiungsgrund einer UBL-Rechnung und sein Code gehen im Excel-Export nicht mehr verloren.

1.9.1

• UBL-Rechnungen nach den Länderanpassungen für Portugal (CIUS-PT) und Rumänien (CIUS-RO) werden jetzt gelesen.

1.9.0

• Vergabenummer und Objektkennung werden in ihren eigenen Zeilen exportiert.
• Hinter einem Reverse Proxy zählt die Zugriffsgrenze die Adresse, die der Proxy angehängt hat, und nicht mehr die, die der Besucher selbst geschrieben hat.
• Behoben: Im Paket fehlte eine Datei einer mitgelieferten Bibliothek, und das Plugin konnte deshalb auf dem Server keine Rechnung lesen.

1.8.2

• Summen, die die Rechnung nicht nennt, werden leer exportiert statt mit 0,00.
• Deutsche Übersetzung vervollständigt.

1.8.0 und 1.7.0

• Die Zu- und Abschläge einer Rechnungsposition bilden je Position eine Tabelle über die ganze Breite; die Bereiche für Zu- und Abschläge fehlen nicht mehr bei einer Rechnung oder Position ohne solche.

1.5.0

• Der Export verwendet je nach Sprache der Ansicht die deutsche, englische oder französische Vorlage.

1.4.0

• Der Export lädt die Rechnung nicht mehr ein zweites Mal hoch.

1.0.0

• Erste Fassung: Knopf „Nach Excel exportieren" in der Ergebnisansicht des Viewers, Kernvorlage der EN 16931 auf Deutsch, wiederholte Gruppen einmal je Vorkommen.

12 · Bilderliste

Diese Liste zeigt, welche Bildschirmfotos dieses Handbuch erwartet und welche im Ordner screenshots/ des Pakets gefunden wurden. Ein Bild heißt immer Kennung.Sprache.png, zum Beispiel ex-knopf.de.png. Fehlt die deutsche Fassung, zeigt das Handbuch die englische. Auf den Bildern sind nur Beispieldaten zu sehen.