eInvoice Viewer — Extended Profiles – Handbuch

1 · Überblick

„eInvoice Viewer — Extended Profiles" ist ein kostenpflichtiger Zusatz zum freien WordPress-Plugin „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931". Der freie Viewer zeigt den Kern der Norm EN 16931. Manche Rechnungen tragen aber mehr Angaben, als dieser Kern vorsieht, weil sie eine Erweiterung benutzen. Dieser Zusatz macht die Angaben aus drei Erweiterungen sichtbar: ZUGFeRD / Factur-X EXTENDED, EXTENDED-CTC-FR und die XRechnung Extension.

Der Zusatz richtet sich an alle, die den Viewer bereits auf ihrer WordPress-Seite betreiben und Rechnungen in einem dieser erweiterten Profile erhalten oder erklären müssen, zum Beispiel Buchhaltungen, Softwarehäuser und Berater.

Was der Zusatz kann

• Er zeigt bei einer Rechnung nach ZUGFeRD / Factur-X EXTENDED jedes Feld der Erweiterung ( BT-X ) und jede Gruppe ( BG-X ) an der Stelle der Belegansicht, an die es gehört. Ein Feld steht in der Karte mit den verwandten Angaben des Kerns, zum Beispiel die Abteilung des Lieferempfängers in den Lieferinformationen. Eine Gruppe, für die der Viewer keine Karte hat, steht als eigene Karte daneben, zum Beispiel ein abweichender Rechnungsempfänger.
• Er tut das auch in jeder Rechnungsposition: Packmengen, enthaltene Produkte, Zu- und Abschläge zum Preis und weitere Angaben einer Position stehen in den Karten dieser Position.
• Insgesamt kennt er 715 Felder und 93 Gruppen der Erweiterung; 215 der Felder liegen auf der Ebene der Rechnungspositionen.
• Er blendet leere Felder der Erweiterung aus, solange der Schalter „Nur gefüllte BT-X-Felder" eingeschaltet ist. Ausgeschaltet zeigt der Viewer jedes Feld der Erweiterung, auch die leeren.
• Er zeigt an jedem Feld, das genau einem Business Term von EXTENDED entspricht, beim Überfahren mit der Maus die Kennung BT-X und den Namen des Feldes.
• Er zeigt bei einer XRechnung mit der XRechnung Extension die Unterpositionen einer Rechnungsposition, auch über mehrere Ebenen, und die Fremdforderungen als eigene Karten.
• Er liefert anderen Paketen der Suite die Felder und die Regelerklärungen der Erweiterungen (siehe Kapitel 7).

Was der Zusatz nicht kann

• Er zeigt ein Feld der Erweiterung nicht ein zweites Mal, wenn es im XML auf demselben Element liegt wie ein Feld des Kerns. Der Wert steht dann bereits unter der Kennung des Kerns, zum Beispiel der Betrag eines Zuschlags zum Bruttopreis bei BT-147.
• Er zeigt die eigenen Felder von EXTENDED-CTC-FR ( EXT-FR-FE ) nicht in der Belegansicht. Die Felder von Factur-X EXTENDED in einer solchen Rechnung zeigt er.
• Er arbeitet nicht allein. Ohne den freien Viewer tut er nichts.
• Er prüft keine Rechnung auf Gültigkeit. Das ist Aufgabe eines Validators.
• Er hat keine Einstellungsseite und keinen eigenen Kurzbefehl.

Voraussetzungen

2 · Installieren

Weg A: ZIP-Datei hochladen

1. Prüfen Sie in WordPress unter „Plugins", dass „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931" installiert und aktiv ist.
2. Laden Sie die ZIP-Datei des Zusatzes aus dem Shop auf invoicePress.de auf Ihren Rechner.
3. Öffnen Sie in WordPress „Plugins" und wählen Sie die Funktion, mit der Sie ein Plugin als ZIP-Datei hochladen.
4. Wählen Sie die ZIP-Datei aus und starten Sie die Installation.
5. Aktivieren Sie „eInvoice Viewer — Extended Profiles".

Weg B: Ordner ablegen

1. Prüfen Sie, dass „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931" installiert und aktiv ist.
2. Entpacken Sie die ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.
3. Laden Sie den Ordner des Plugins in das Verzeichnis /wp-content/plugins/ Ihrer WordPress-Installation hoch.
4. Aktivieren Sie in WordPress unter „Plugins" den Eintrag „eInvoice Viewer — Extended Profiles".

Weiter ist nichts einzustellen. Der Zusatz steht nicht im Verzeichnis von wordpress.org; Sie erhalten ihn nur über den Shop.

Weg C: In den Apps

Für die Apps gibt es den Zusatz als eigene ZIP-Datei im Shop. Er wirkt in der Viewer-App, in den beiden Explorer-Apps ( KoSIT und Mustang ) und in den Belegeingangs-Apps.

1. Entpacken Sie die ZIP-Datei in den Ordner der App, also dorthin, wo ihre Startdatei liegt. Danach gibt es dort die Ordner data/protected/ und addons/extended-profiles/. So arbeitet der Zusatz auch ohne Internet.

Neben der One-File-App des Viewers genügt die Datei einvoice-viewer-extended-profiles.js aus demselben ZIP. Sie holt die Datenpakete bei Bedarf von invoicePress.de und braucht dafür eine Internetverbindung. Liegen in der Ordner-App beide Formen, nimmt die App die Ordner.

1. Laden Sie die App im Browser neu.

Ein Schlüssel oder eine Anmeldung ist nicht nötig, und die App lädt nichts aus dem Netz.

Aktualisieren

Eine neue Fassung erhalten Sie als ZIP-Datei über den Shop; einen Lizenzschlüssel gibt es nicht, und eine Aktualisierung im Adminbereich bietet der Zusatz nicht an. Sie ersetzen damit die vorhandene Fassung auf einem der beiden Wege oben. Prüfen Sie nach einer Aktualisierung, ob auch der Viewer auf dem Stand ist, den die neue Fassung verlangt; die Angabe steht im Änderungsverlauf (Kapitel 11).

In den Apps entpacken Sie die neue ZIP-Datei an dieselbe Stelle und lassen die vorhandenen Dateien ersetzen.

Entfernen

Deaktivieren Sie den Zusatz unter „Plugins" und löschen Sie ihn dort. Der Viewer zeigt danach wieder nur die Felder des Kerns. Der Zusatz legt nichts in der Datenbank ab; beim Löschen bleibt deshalb nichts zurück.

In den Apps löschen Sie die Ordner data/protected/ und addons/extended-profiles/. Die App zeigt dann wieder die Felder des Kerns und einen Hinweis, was der Zusatz ergänzen würde.

3 · Erste Schritte

1. Aktivieren Sie den Zusatz, wie in Kapitel 2 beschrieben.
2. Öffnen Sie die Seite Ihrer Website, auf der der Viewer eingebunden ist.
3. Laden Sie wie gewohnt eine Rechnung nach ZUGFeRD / Factur-X EXTENDED in den Viewer.
4. Sehen Sie sich die Karten der Belegansicht an. Neben den Feldern des Kerns stehen die gefüllten Felder der Erweiterung mit ihrer Kennung BT-X. Gruppen wie ein abweichender Rechnungsempfänger stehen als eigene Karten daneben, auch innerhalb der Rechnungspositionen.
5. Fahren Sie mit der Maus über ein Feld der Erweiterung. Der Kurzhinweis zeigt die Kennung BT-X und den Namen des Feldes.
6. Schalten Sie in der Werkzeugleiste „Nur gefüllte BT-X-Felder" aus. Jetzt zeigt der Viewer auch die leeren Felder der Erweiterung, und Sie sehen, welche Angaben EXTENDED an dieser Stelle noch kennt.

4 · Arbeiten mit Extended Profiles

Der Zusatz hat keine eigene Oberfläche. Sie arbeiten weiter im Viewer; der Zusatz ergänzt dort, was der Beleg über den Kern der EN 16931 hinaus enthält.

Die Felder der Erweiterung an ihrer Stelle

Sie laden eine Rechnung nach ZUGFeRD / Factur-X EXTENDED oder EXTENDED-CTC-FR. Der Zusatz ordnet jedes Feld der Erweiterung der Karte zu, die die verwandten Felder des Kerns trägt, und setzt es dort ans Ende der passenden Untergruppe. Was dort steht, sind Angaben, die der Aussteller in die Rechnung geschrieben hat und die der freie Viewer nicht liest.

Eine Gruppe der Erweiterung, zu der es keine Karte des Kerns gibt, erscheint als eigene Karte. Das betrifft vor allem Angaben, die im XML zu den Vereinbarungen, zur Lieferung oder zur Abrechnung der ganzen Rechnung gehören. Einzelne Felder dieser Bereiche, die zu keiner Gruppe gehören, sammelt der Viewer in je einer Karte „Weitere Vereinbarungsdaten", „Weitere Lieferdaten" oder „Weitere Abrechnungsdaten". Kommt eine Angabe mehrfach vor, etwa zu jeder Zeile der Umsatzsteuer-Aufschlüsselung, trägt jede Wiederholung eine eigene Zwischenüberschrift mit einer laufenden Nummer.

In jeder Rechnungsposition geschieht dasselbe: Die Felder der Erweiterung stehen in den Karten dieser Position, und ihre Gruppen erscheinen als eigene Karten in dieser Position.

Der Schalter „Nur gefüllte BT-X-Felder"

Der Schalter steht in der ersten Zeile der Werkzeugleiste, neben „Nur gefüllte Felder", und ist eingeschaltet. Er blendet die leeren Felder und Gruppen der Erweiterung aus, auch wenn „Nur gefüllte Felder" ausgeschaltet ist; sonst stünden bei jeder Position mehrere hundert leere Felder. Schalten Sie ihn aus, um zu sehen, welche Angaben EXTENDED an einer Stelle kennt. Ist „Nur gefüllte Felder" eingeschaltet, blendet es die leeren Felder der Erweiterung ebenfalls aus.

Sechs weitere Beteiligte

Der Viewer zeigt bis zu sechs weitere Handelsparteien als eigene Karten: Versender, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, Endnutzer des Produkts, endgültiger Lieferort und Steuervertreter des Käufers. Zu jeder Partei sehen Sie Name oder Beschreibung, Anschrift, Steuerregistrierung, Rechtsform und Kontakt, sofern der Beleg diese Angaben enthält. So erkennen Sie zum Beispiel, wenn die Rechnung an eine andere Stelle geht als an den Käufer oder wenn die Ware von einem anderen Ort versandt wurde als vom Sitz des Verkäufers.

Kennzeichen des Belegs

Sie sehen das Test- und das Kopiekennzeichen bei den Rechnungs- und Prozessdaten des Belegs. Das Testkennzeichen und das Kopiekennzeichen sagen Ihnen, ob der Aussteller den Beleg als Test oder als Kopie gekennzeichnet hat.

Skonto- und Verzugsbedingungen

EXTENDED kennt eigene Business Terms für Skonto und für Verzug, für die der Kern der EN 16931 keine Entsprechung hat. Der Zusatz zeigt diese Bedingungen als Felder in der Karte „Zahlungsdaten".

Weitere referenzierte Dokumente

Der Zusatz zeigt die Verweise auf weitere Dokumente, etwa Angebot, Bestellung des Endkunden und Lieferschein, und die Logistikkosten. Nummer, Datum und Betrag eines Dokuments stehen in getrennten Zeilen, jede mit ihrer Kennung.

Kennung und Name im Kurzhinweis

Jedes Feld, das genau einem Business Term von EXTENDED entspricht, zeigt beim Überfahren mit der Maus seine Kennung BT-X, so wie die Felder des Kerns ihre Kennungen BT und BG zeigen. Die Felder der Erweiterung tragen im Kurzhinweis außerdem ihren Namen.

Unterpositionen und Fremdforderungen der XRechnung Extension

Laden Sie eine XRechnung im Format UBL, die die XRechnung Extension benutzt, zeigt der Viewer die Unterpositionen einer Rechnungsposition als eigene Karten, auch über mehrere Ebenen. Die Fremdforderungen erscheinen ebenfalls als eigene Karten mit Art, Betrag und Beschreibung. Gibt es mehr als eine Fremdforderung, sehen Sie auch ihre Summe.

Sprache

Die Felder der Erweiterung erscheinen in derselben Sprache wie der Viewer: Deutsch, Englisch oder Französisch. Sie müssen dafür nichts einstellen und keine eigene Übersetzung pflegen.

Auf einer Seite ausschalten

Im Kurzbefehl des Viewers schalten Sie auf einer einzelnen Seite ab, was dieser Zusatz zeigt, zum Beispiel [spev_einvoice_viewer button_svze_fields="no"]. Ohne Angabe bleibt alles an.

Ein Schalter nimmt etwas nur von dieser Seite. Wer den Zusatz überhaupt benutzen darf, legt „Verfügbar ab Rolle“ in den Einstellungen des Viewers fest. In der Viewer-App gelten dieselben Namen in config.js, etwa features: { button_svze_fields: false }. Nur der Wert false ohne Anführungszeichen schaltet ab.

5 · Einstellungen

Der Zusatz hat keine Einstellungsseite. Es gibt nichts einzuschalten und nichts zu wählen: Sobald er aktiv ist, wirkt er in jeder Ansicht des Viewers.

Kurzbefehle: Der Zusatz bringt keinen eigenen Kurzbefehl mit. Sie verwenden weiter den Kurzbefehl des Viewers; seine Attribute stehen im Handbuch des Viewers.

6 · Besondere Fälle

Sie wollen wissen, ob eine Rechnung überhaupt EXTENDED-Daten enthält. Laden Sie die Rechnung in den Viewer und schalten Sie „BT-Codes zeigen" ein. Steht irgendwo ein gefülltes Feld mit einer Kennung BT-X, enthält der Beleg Daten, die es nur in EXTENDED gibt.

Sie wollen eine XRechnung mit Unterpositionen lesen. Laden Sie die XRechnung im Format UBL in den Viewer. Die Unterpositionen stehen als eigene Karten bei ihrer Rechnungsposition, auch wenn sie selbst wieder Unterpositionen haben.

Sie betreiben den Zusatz auf einer Multisite und aktivieren ihn netzwerkweit. Seit Fassung 1.6.0 erscheinen die mitgelieferten Übersetzungen auch bei netzwerkweiter Aktivierung. Dasselbe gilt für ältere WordPress-Fassungen.

Sie wollen zu einem Befund eines Validators sehen, was im Dokument steht. Ist der Zusatz zusammen mit einem der Validation Explorer oder Validatoren aktiv, zeigt ein Befund zu einem Feld der Erweiterung (BT-X) seinen Wert aus dem Dokument, und die Regel wird im Klartext erklärt.

Sie wollen die Felder der Erweiterungen nachschlagen. Dafür brauchen Sie zusätzlich „eInvoice Viewer — Technical Details". Mit beiden Zusätzen zeigt die Feldübersicht 974 Felder der Erweiterungen neben den 311 Feldern der EN 16931.

7 · Zusammenspiel mit anderen Paketen

Ohne den Zusatz zeigen die Validation Explorer und die Validatoren zu einer Regel der Erweiterungen nur die Kennung und die Meldung des Prüfers, und die Technical Details zeigen nur die Felder der EN 16931.

8 · Wenn etwas nicht geht

9 · Datenschutz und Sicherheit

Was im Browser bleibt: Die Anzeige der Felder entsteht im Browser des Besuchers aus der Rechnung, die der Viewer bereits gelesen hat. Der Zusatz sendet keine Rechnungsdaten an Ihren Server und nicht an Dritte.

Was der Browser von Ihrem Server holt: Der Zusatz liefert dem Browser sein Skript, das Verzeichnis index.json seiner Daten und die Feldpakete der Erweiterungen (Kennung, Name, Beschreibung und Lage der Felder im XML je Sprache). Diese Dateien liegen im Ordner des Plugins auf Ihrem eigenen Server. Der Abruf enthält keine Angaben aus der Rechnung.

Was öffentlich ist: Die Feldpakete sind öffentliche Dateien des Plugins, so wie sein Skript. Wer Ihre Website aufrufen kann, kann auch diese Dateien abrufen. Sie enthalten nur Beschreibungen der Felder und keine Daten von Ihnen oder Ihren Besuchern.

Was gespeichert wird: Nichts. Der Zusatz hat keine Einstellung und schreibt nichts in die Datenbank.

In den Apps. Dort liegen die Feldpakete im Ordner der App auf Ihrem Rechner. Die App liest sie von dort und schickt nichts an einen Server.

10 · Für Entwickler

Die Namen der Feldpakete tragen ihr Datenstand-Datum und stehen in data/protected/index.json. Lesen Sie die Namen deshalb immer über die beiden Methoden und bauen Sie sie nicht selbst zusammen. Eigene Hooks oder Ereignisse stellt der Zusatz nicht bereit.

11 · Fassungen

12 · Bilderliste

Diese Liste zeigt, welche Bildschirmfotos dieses Handbuch erwartet und welche im Ordner screenshots/ des Pakets gefunden wurden. Ein Bild heißt immer Kennung.Sprache.png, zum Beispiel ep-abschnitt-extended.de.png. Fehlt die deutsche Fassung, zeigt das Handbuch die englische. Auf den Bildern sind nur Beispieldaten zu sehen.