eInvoice Viewer — Identifier Check – Handbuch

1 · Überblick

Der Identifier Check ist ein Zusatz zum WordPress-Plugin „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931". Er prüft jede Kennung, die eine Rechnung trägt, auf Länge, Aufbau und, wo es ein veröffentlichtes Verfahren gibt, auf ihre Prüfziffer. Eine falsche Kennung markiert er rot direkt an ihrem Feld in der Rechnung, so wie der Viewer fehlende Pflichtfelder oder falsche Summen markiert. Dafür ist kein Klick nötig. Auf Wunsch fragt der Zusatz außerdem online bei dem Register nach, das für eine Kennung zuständig ist.

Der Hintergrund: Eine Rechnung kann jedes amtliche Regelwerk bestehen und trotzdem eine USt-IdNr., eine GLN oder eine IBAN mit einem Tippfehler tragen, weil diese Regelwerke den Aufbau prüfen, nicht die Prüfziffern.

Für wen er gedacht ist: für alle, die E-Rechnungen im Viewer ansehen und wissen wollen, ob die Kennungen darin stimmen können.

Was er kann:

• Er prüft achtzehn Kennungsfelder der Rechnung: die Kennungen von Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger, Steuervertreter, Lieferort, Bankverbindungen, SEPA-Gläubiger und Artikeln.
• Er kennt die Prüfziffern von 22 Arten von Kennungen, darunter GLN, SIREN und SIRET, LEI, die schwedische, finnische, dänische und norwegische Unternehmensnummer, die Schweizer UID, IBAN, SEPA-Gläubiger-ID und die Gläubigerreferenz nach ISO 11649.
• Er prüft Länge und Aufbau von 16 weiteren Schemata und des BIC.
• Er prüft USt-IdNrn. der EU-Länder anhand von Länderkürzel, Länge und Aufbau und eine britische USt-IdNr. an ihren Prüfziffern.
• Er markiert jede falsche Kennung direkt an ihrem Feld und sagt unter dem Kopf der Rechnung, wie viele es sind.
• Er bestätigt auf Wunsch USt-IdNrn. beim VIES der Europäischen Kommission, Unternehmensnummern bei den Handelsregistern von elf Ländern, die LEI bei der GLEIF und jede andere Kennung mit Schemacode im Peppol Directory. Dafür fragt er die Register selbst; der Dienst von invoicePress.de ist eine Alternative.
• Er lässt sich auf angemeldete Benutzer beschränken.

Was er nicht kann:

• Er liest die Rechnung nicht selbst. Er arbeitet mit dem, was der Viewer schon gelesen hat.
• Er berechnet keine Prüfziffer einer USt-IdNr. aus der EU. Die verlässliche Antwort gibt hier die Online-Prüfung.
• Er prüft keine deutschen Steuernummern. Jedes Bundesland hat sein eigenes Verfahren, und die übliche Kurzform auf einer Rechnung sagt nicht, welches Land sie vergeben hat.
• Er prüft nicht, ob die Rechnung den Regeln ihrer Spezifikation entspricht. Das ist Aufgabe eines Validators.

Voraussetzungen:

2 · Installieren

Der Identifier Check ist ein Kaufprodukt. Sie erhalten ihn als ZIP-Datei über den Shop auf invoicePress.de. Im Plugin-Verzeichnis von wordpress.org gibt es ihn nicht.

Weg A: ZIP hochladen

1. Stellen Sie sicher, dass das Plugin „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931" ab Fassung 2.34.0 installiert und aktiv ist.
2. Laden Sie die ZIP-Datei des Identifier Check aus dem Shop auf invoicePress.de auf Ihren Rechner.
3. Öffnen Sie in der WordPress-Verwaltung Plugins → Neues Plugin hinzufügen und wählen Sie Plugin hochladen.
4. Wählen Sie die ZIP-Datei aus und klicken Sie auf Jetzt installieren.
5. Aktivieren Sie das Plugin eInvoice Viewer — Identifier Check.
6. Öffnen Sie eInvoice Viewer → Viewer und prüfen Sie im Abschnitt eInvoice Viewer — Kennungsprüfung, dass dort in grüner Schrift steht, der Viewer sei aktiv und die Markierungen erschienen an den Feldern.

Weg B: Ordner ablegen

1. Stellen Sie sicher, dass das Plugin „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931" ab Fassung 2.34.0 installiert und aktiv ist.
2. Entpacken Sie die ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.
3. Laden Sie den Plugin-Ordner in das Verzeichnis /wp-content/plugins/ Ihres Servers hoch.
4. Aktivieren Sie in der WordPress-Verwaltung unter Plugins das Plugin eInvoice Viewer — Identifier Check.

Weg C: In der Viewer-App

Für die Viewer-App gibt es den Zusatz als eigene ZIP-Datei im Shop. Er prüft dort Länge, Aufbau und Prüfziffer jeder Kennung ganz im Browser, ohne WordPress und ohne Server.

1. Entpacken Sie die ZIP-Datei in den Ordner der App, also dorthin, wo ihre Startdatei liegt. Danach liegt dort die Datei einvoice-viewer-identifier-check.js neben der Startdatei, dazu das Handbuch und die deutschen und französischen Texte im Ordner addons/identifier-check/. Dieselbe Datei funktioniert auch neben der One-File-App des Viewers; dann genügt es, nur sie daneben zu legen. Ohne den Ordner holt sie die Texte der gewählten Sprache bei Bedarf von invoicePress.de.
2. Laden Sie die App im Browser neu und öffnen Sie eine Rechnung. Eine fehlerhafte Kennung ist jetzt an ihrem Feld markiert.

Die App prüft nur auf diesem Rechner. Die Online-Prüfung im öffentlichen Register gibt es nur im Plugin, denn sie läuft über die REST-API von invoicePress, und die nimmt keine Anfragen von einer Seite an, die von der Festplatte geöffnet ist.

Aktualisieren

Sie beziehen die neue Fassung als ZIP aus dem Shop und laden sie auf demselben Weg hoch wie bei der ersten Installation; eine Aktualisierung im Adminbereich bietet das Plugin nicht an. Die Einstellungen liegen in der Datenbank von WordPress und nicht im Plugin-Ordner; sie werden durch das Ersetzen des Ordners nicht berührt.

Entfernen

Sie deaktivieren das Plugin unter Plugins und löschen es dort. Die Markierungen, der Knopf der Online-Prüfung und der Abschnitt in den Einstellungen verschwinden; der Viewer arbeitet unverändert weiter. Das Plugin legt seine Einstellungen in der Datenbank ab (siehe Kapitel 5 und 10) und, sobald die Online-Prüfung bei den Registern gefragt hat, eine Tabelle …spic_lookup_cache mit den Antworten. Beim Löschen bleiben Einstellungen und Tabelle stehen, auch der API-Schlüssel und die Zugangsdaten, weil das Plugin keine Aufräumroutine mitbringt. Leeren Sie die Felder der Schlüssel und Zugangsdaten vor dem Löschen.

3 · Erste Schritte

Die Kennungsprüfung braucht keine Einstellungen. Nach dem Aktivieren kommen Sie so zum ersten Ergebnis:

1. Öffnen Sie die Seite Ihrer Website, auf der der eInvoice Viewer eingebunden ist.
2. Öffnen Sie eine Rechnung im Viewer, so wie Sie es gewohnt sind.
3. Sehen Sie unter den Kopf der Rechnung. Ist eine Kennung falsch, steht dort gelb, wie viele Kennungen die Kennungsprüfung markiert hat.
4. Suchen Sie die rot markierten Felder. Unter dem Wert steht in fetter Schrift „Kennungsprüfung“ und dahinter, was nicht stimmt.

Steht nichts unter dem Kopf und ist kein Feld der Kennungsprüfung markiert, hat jede Kennung, für die es eine Regel gibt, die Prüfung bestanden.

4 · Arbeiten mit Identifier Check

Wann geprüft wird

Jedes Mal, wenn der Viewer eine Rechnung zeigt, ohne Klick. Die Prüfung läuft im Browser des Besuchers; der Viewer schickt dafür nichts an den Server.

Die Markierungen lesen

Eine falsche Kennung hat einen roten Rand. Unter ihrem Wert steht in fetter Schrift „Kennungsprüfung“ und ein Satz:

Der Reiter „Identifier Check“

Ab Fassung 2.38.0 des Viewers erscheint neben „RECHNUNG“ und „XML“ der Reiter Kennungsprüfung, sobald die Rechnung eine Kennung enthält. Er bleibt geschlossen, bis Sie ihn anklicken. Der Reiter zeigt jede Kennung der Rechnung als Karte, wie der Inbound Check seine Meldungen, auch die richtigen. Oben auf der Karte stehen die BT-Nummer und „OK“ in Grün oder „Fehler“ in Rot. Darunter folgen der Name des Felds, etwa „USt-IdNr.“, der Satz der Prüfung und der Wert, so wie er in der Rechnung steht. Nach einem Klick auf Kennungen online prüfen steht auf jeder Karte zusätzlich „Online-Prüfung: Bestätigt“, „Nicht bestätigt“ oder „Nicht geprüft“, und der Reiter öffnet sich von selbst.

„Keine Auffälligkeit“ sagt dasselbe wie eine fehlende Markierung: Die Prüfung hat nichts gefunden, auch dann, wenn es für diese Kennung nichts zu prüfen gab.

Welche Felder geprüft werden

Geprüft werden achtzehn Felder der EN 16931. Sie gehören zu Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger, Steuervertreter, Lieferort, Bankverbindungen, SEPA-Gläubiger und Artikeln:

BT-29, BT-30, BT-31, BT-34, BT-46, BT-47, BT-48, BT-49, BT-60, BT-61, BT-63, BT-71, BT-83, BT-84, BT-86, BT-90, BT-91 und BT-157.

Ein Kennungsfeld wie BT-29 wird geprüft, wenn die Rechnung ihm einen Schemacode gibt. Den Code zeigt der Viewer in der Zeile darunter, etwa „0088 - EAN Location Code“.

Was die Prüfung erkennt

Die Prüfung läuft im Browser, ohne Netzverbindung, mit denselben Regeln wie die Kennungsfelder der übrigen eInvoice-Werkzeuge.

Die Online-Prüfung

Die Online-Prüfung ist freiwillig und von Haus aus ausgeschaltet. Ist sie eingeschaltet, zeigt der Viewer in seiner Werkzeugleiste den Knopf Kennungen online prüfen. Ein Klick darauf fragt für jede Kennung das zuständige Register:

Ab Werk fragt Ihre Website die Register selbst. Unter Weg der Online-Prüfung lässt sich stattdessen der Dienst E-Invoice API von invoicePress wählen; er kennt weniger Register. Ein Register, das Zugangsdaten verlangt, antwortet ohne sie nicht, und seine Kennungen bleiben ohne Online-Urteil. Das Peppol Directory sagt nur, ob unter einer Kennung ein Teilnehmer veröffentlicht ist; fehlt er dort, ist die Kennung deshalb nicht falsch und wird nicht markiert. Unter der Werkzeugleiste steht danach, wie viele Kennungen bestätigt sind und wie viele nicht. Eine nicht bestätigte Kennung trägt an ihrem Feld zusätzlich den Satz „Die Online-Prüfung hat diese Kennung nicht bestätigt.“ IBAN, BIC und SEPA-Gläubiger-IDs werden nie online geprüft. Ohne eingeschaltete Online-Prüfung gibt es den Knopf nicht.

Den Kreis der Benutzer einschränken

Ist das Kästchen Nur für angemeldete Benutzer angehakt, bekommen nur angemeldete Benutzer die Kennungsprüfung. Besucher ohne Anmeldung sehen den Viewer dann ohne ihre Markierungen und ohne den Knopf der Online-Prüfung.

Auf einer Seite ausschalten

Im Kurzbefehl des Viewers schalten Sie auf einer einzelnen Seite ab, was dieser Zusatz zeigt, zum Beispiel [spev_einvoice_viewer tab_identifier_check="no"]. Ohne Angabe bleibt alles an.

Ein Schalter nimmt etwas nur von dieser Seite. Wer den Zusatz überhaupt benutzen darf, legt „Verfügbar ab Rolle“ in den Einstellungen des Viewers fest. In der Viewer-App gelten dieselben Namen in config.js, etwa features: { tab_identifier_check: false }. Nur der Wert false ohne Anführungszeichen schaltet ab.

5 · Einstellungen

Der Identifier Check hat keine eigene Einstellungsseite. Seine Einstellungen stehen als eigener Abschnitt auf der Einstellungsseite des Viewers.

eInvoice Viewer → Viewer, Abschnitt eInvoice Viewer — Kennungsprüfung

Über den Feldern steht eine kurze Beschreibung der Prüfung und eine Statuszeile. Sie ist grün, wenn der Viewer aktiv ist, und rot, wenn er nicht aktiv ist.

Kurzbefehle

Der Identifier Check bringt keinen eigenen Kurzbefehl mit und hat deshalb auch keine Attribute. Er hängt sich an den Kurzbefehl des Viewers. Die Markierungen erscheinen überall dort, wo der Viewer eingebunden ist:

[spev_einvoice_viewer]

Die Attribute dieses Kurzbefehls beschreibt das Handbuch des Viewers.

6 · Besondere Fälle

Sie wollen die Prüfung auf eine bestimmte Benutzergruppe beschränken

Haken Sie unter eInvoice Viewer → Viewer das Kästchen Nur für angemeldete Benutzer an. Zusätzlich gibt ein Entwickler über den Filter spic_capability eine Berechtigung zurück, die ein Benutzer haben muss. Das Beispiel steht in Kapitel 10.

Sie betreiben den Viewer öffentlich und wollen die Online-Prüfung nutzen

Bedenken Sie, dass dann jeder Klick eines Besuchers auf Kennungen online prüfen Anfragen Ihres Servers an die Register auslöst; manche Register begrenzen die Zahl der Anfragen. Auf dem Weg über invoicePress.de geht jeder Klick vom Tageskontingent Ihres API-Schlüssels ab. Wenn Sie das nicht wollen, haken Sie Nur für angemeldete Benutzer an. Oder Sie lassen die Online-Prüfung ausgeschaltet; die Markierungen an den Feldern brauchen weder Schlüssel noch Netzverbindung.

Sie wollen wissen, ob eine USt-IdNr. wirklich vergeben ist

Die Prüfung im Browser sagt nur, ob Länderkürzel, Länge und Aufbau stimmen. Schalten Sie die Online-Prüfung ein und klicken Sie im Viewer auf Kennungen online prüfen. Dann fragt Ihre Website beim VIES der Europäischen Kommission nach. Ist die Nummer dort nicht bekannt, ist ihr Feld markiert.

Sie sehen die Rechnung eines Lieferanten aus der Schweiz

Die USt-IdNr. ist nicht markiert. Das ist richtig so: Für die Schweiz gibt es keine Regel für die USt-IdNr., und der Identifier Check urteilt dann nicht. Eine Kennung mit dem Schemacode 0183, die Schweizer UID, wird dagegen auf ihre Prüfziffer geprüft.

Eine Beispielrechnung ist voller Markierungen

Viele öffentliche Beispielrechnungen tragen Platzhalter statt echter Kennungen, etwa „BIC324098“ oder eine GLN mit 19 Ziffern. Die Markierungen sind dann richtig; eine echte Rechnung sollte keine davon tragen.

7 · Zusammenspiel mit anderen Paketen

Eine gemeinsame Funktion mit einem anderen Zusatz zum Viewer ist in den Unterlagen dieser Fassung nicht beschrieben.

8 · Wenn etwas nicht geht

Die Meldungen des Plugins gibt es auf Englisch, Deutsch und Französisch. Die Tabelle nennt sie so, wie sie auf einer deutschen Seite erscheinen.

9 · Datenschutz und Sicherheit

Was im Browser bleibt: Die Rechnung und ihre Kennungen. Der Viewer liest die Rechnung im Browser, und die Kennungsprüfung läuft dort; dafür geht nichts an Ihren Server.

Was an Ihren eigenen Server geht: Nur bei einem Klick auf Kennungen online prüfen geht die Liste der Kennungen aus der Rechnung vom Browser des Besuchers an Ihren eigenen WordPress-Server. Zu jeder Kennung gehören die Feldnummer, der Wert, die Art und der Code ihres Schemas und gegebenenfalls die Rechnungsposition.

Was Ihren Server verlässt: Nur bei diesem Klick und nur bei eingeschalteter Online-Prüfung. Auf dem direkten Weg geht jede Kennung einzeln an das Register, das für sie zuständig ist ( Tabelle in Kapitel 4 ), etwa an das VIES der Europäischen Kommission, die GLEIF oder das Handelsregister eines Landes, bei fünf Registern zusammen mit den Zugangsdaten, die Sie dafür eingetragen haben. Auf dem Weg über invoicePress.de geht jede USt-IdNr. und jede Kennung mit Schemacode zusammen mit Ihrem API-Schlüssel an den Dienst E-Invoice API (api.invoicepress.de). Der Rest der Rechnung wird nie geschickt. IBAN, BIC und SEPA-Gläubiger-IDs werden nie online geprüft.

Was gespeichert wird: Auf dem direkten Weg speichert das Plugin jede Antwort eines Registers in der Tabelle …spic_lookup_cache Ihrer Datenbank zwischen: die Kennung, das Urteil und die Angaben, die das Register mitschickt, etwa Name und Anschrift des Unternehmens. Gespeichert wird einen Tag lang, eine Antwort von INSEE 35 Tage; so fragt ein zweiter Klick nicht noch einmal. Antworten des Peppol Directory werden nicht gespeichert. Daneben liegen die Einstellungen in der Datenbank, darunter API-Schlüssel und Zugangsdaten. Beim Löschen des Plugins bleibt alles stehen, weil es keine Aufräumroutine mitbringt; leeren Sie die Felder der Schlüssel und Zugangsdaten deshalb vor dem Löschen.

Sicherheit:

• API-Schlüssel und Zugangsdaten der Register bleiben auf Ihrem Server und erreichen den Browser nie.
• Jede Anfrage der Online-Prüfung trägt ein Sicherheitskennzeichen von WordPress, das der Server kontrolliert.
• Ist Nur für angemeldete Benutzer angehakt, weist der Server Anfragen von Besuchern ohne Anmeldung ab, auch wenn jemand sie am Knopf vorbei von Hand stellt.

10 · Für Entwickler

Beispiel: Nur Benutzer, die Beiträge bearbeiten dürfen, sollen prüfen können.

add_filter( 'spic_capability', function () {
	return 'edit_posts';
} );

Lizenz: GPL-2.0-or-later. Die mitgelieferte IBAN-Bibliothek php-iban steht unter der LGPL-3.0.

11 · Fassungen

12 · Bilderliste

Diese Liste zeigt, welche Bildschirmfotos dieses Handbuch erwartet und welche im Ordner screenshots/ des Pakets gefunden wurden. Ein Bild heißt immer Kennung.Sprache.png, zum Beispiel ic-markierungen.de.png. Fehlt die deutsche Fassung, zeigt das Handbuch die englische. Auf den Bildern sind nur Beispieldaten zu sehen.