eInvoice Viewer — Visualizer – Handbuch

1 · Überblick

Der Visualizer ist ein Zusatz zum WordPress-Plugin „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931". Der Viewer zeigt eine E-Rechnung in einer Ansicht, die für den Bildschirm gemacht ist. Der Visualizer zeigt dieselbe Rechnung zusätzlich als druckbares Dokument in einem von fünf Layouts und bietet sie als PDF-Datei zum Herunterladen an. Das PDF trägt die ursprüngliche Rechnungs-XML eingebettet in sich.

Der Zusatz richtet sich an alle, die eine E-Rechnung ausdrucken, ablegen, weitergeben oder jemandem zeigen wollen, der ein gewohntes Rechnungsbild erwartet: Buchhaltung, Sachbearbeitung, Prüfer, Kanzleien und die Betreiber von Portalen, die ihren Besuchern einen Viewer anbieten.

Was der Visualizer kann:

• Er zeigt die Rechnung, die im Viewer geöffnet ist, in einem von fünf druckorientierten Layouts: Kontor, Ledger, Leiste, Business Central und Norm.
• Er öffnet das gewählte Layout als eigene Druckansicht mit einem Knopf „Drucken", der den Druckdialog des Browsers aufruft.
• Er erzeugt aus dem gewählten Layout eine PDF-Datei im Format PDF/A-3, in die die ursprüngliche Rechnungs-XML eingebettet ist.
• Er fügt sich in die Werkzeugleiste des Viewers ein. Die eigene Ansicht des Viewers bleibt erhalten.
• Er läuft vollständig auf Ihrem eigenen Server, ohne Anfragen nach außen und ohne fremden Dienst.

Was der Visualizer nicht kann:

• Er arbeitet nicht ohne den Viewer. Er hat keinen eigenen Kurzbefehl (Shortcode) und kein eigenes Hochladefeld.
• Er hat keine Einstellungsseite. Sie können weder ein Logo noch eigene Farben, Schriften oder Texte in die Layouts bringen, und Sie können kein eigenes Layout anlegen.
• Die Sprache eines Layouts lässt sich nicht getrennt von der Website wählen. Alle fünf Layouts folgen der Sprache der Seite, Deutsch, Englisch oder Französisch; bei jeder anderen Sprache erscheinen sie deutsch.
• Er prüft die Rechnung nicht auf Gültigkeit. Er zeigt, was der Viewer gelesen hat.
• Er erfindet keine Rechnungsdaten. Die XML im PDF ist immer die ursprüngliche Datei und wird nie aus dem gezeichneten Blatt neu abgeleitet.
• Er speichert nichts. Es gibt keine Liste erzeugter Dokumente und kein Archiv.

Voraussetzungen:

2 · Installieren

Der Visualizer ist ein Kaufprodukt. Sie erhalten ihn als ZIP-Datei über den Shop auf invoicePress.de. Im Plugin-Verzeichnis von WordPress.org gibt es ihn nicht.

Weg A: ZIP-Datei hochladen

1. Stellen Sie sicher, dass das Plugin „eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931" installiert und aktiv ist. Ohne den Viewer aktiviert WordPress den Zusatz nicht.
2. Melden Sie sich als Administrator in WordPress an.
3. Öffnen Sie Plugins → Installieren → Plugin hochladen.
4. Wählen Sie die ZIP-Datei aus dem Shop aus und starten Sie die Installation.
5. Aktivieren Sie das Plugin eInvoice Viewer — Visualizer.
6. Öffnen Sie eine Seite mit dem Viewer und laden Sie eine Rechnung. In der Werkzeugleiste erscheint die Auswahl der Layouts.

Weg B: Ordner ablegen

1. Stellen Sie sicher, dass der Viewer installiert und aktiv ist.
2. Entpacken Sie die ZIP-Datei auf Ihrem Rechner.
3. Laden Sie den entpackten Ordner des Plugins in das Verzeichnis /wp-content/plugins/ Ihres Servers.
4. Öffnen Sie in WordPress die Seite Plugins und aktivieren Sie eInvoice Viewer — Visualizer.
5. Öffnen Sie eine Seite mit dem Viewer und laden Sie eine Rechnung.

Weg C: In der Viewer-App

Für die Viewer-App gibt es den Zusatz als eigene ZIP-Datei im Shop. Er zeichnet die Layouts dort ganz im Browser, ohne WordPress und ohne Server.

1. Entpacken Sie die ZIP-Datei in den Ordner der App, also dorthin, wo ihre Startdatei liegt. Danach liegt dort die Datei einvoice-viewer-visualizer.js neben der Startdatei, dazu das Handbuch und die deutschen und französischen Texte im Ordner addons/visualizer/. Dieselbe Datei funktioniert auch neben der One-File-App des Viewers; dann genügt es, nur sie daneben zu legen. Ohne den Ordner holt sie die Texte der gewählten Sprache bei Bedarf von invoicePress.de.
2. Laden Sie die App im Browser neu und öffnen Sie eine Rechnung. In der Werkzeugleiste stehen jetzt die Auswahl der Layouts und der Knopf Visualizer.
3. Wählen Sie ein Layout und drücken Sie Visualizer. Die Rechnung öffnet sich im gewählten Layout im Reiter „Layout“ neben der Rechnung; mit einem Viewer vor Fassung 2.38.0 in einem eigenen Fenster. Drucken öffnet dort den Druckdialog des Browsers.

Die App erzeugt keine PDF-Datei. Im Druckdialog des Browsers können Sie die Rechnung aber als PDF speichern.

Aktualisieren

Sie erhalten eine neue Fassung wieder als ZIP-Datei. Sie installieren sie auf demselben Weg wie die erste; beim Ablegen als Ordner ersetzen Sie den vorhandenen Ordner vollständig. Da der Zusatz keine eigenen Einstellungen hat, geht dabei nichts verloren.

Entfernen

Deaktivieren Sie das Plugin auf der Seite Plugins und löschen Sie es dort. Die Auswahl der Layouts verschwindet aus der Werkzeugleiste, der Viewer arbeitet unverändert weiter. Der Zusatz legt keine eigenen Einstellungen an und speichert keine Rechnungen, es bleiben also keine Rechnungsdaten zurück. Die Wahl des Design-Kits ( Option einvoice_design_kit ) ist eine gemeinsame Einstellung aller eInvoice-Werkzeuge auf Ihrer Website; sie bleibt stehen, weil sie nicht dem Visualizer allein gehört.

3 · Erste Schritte

1. Öffnen Sie die Seite Ihrer Website, auf der der Viewer steht. Das ist eine Seite mit dem Kurzbefehl [spev_einvoice_viewer].
2. Laden Sie eine E-Rechnung in den Viewer, zum Beispiel eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF. Der Viewer zeigt die Rechnung in seiner eigenen Ansicht.
3. Wählen Sie in der Werkzeugleiste des Viewers ein Layout, zum Beispiel „Kontor (DIN 5008)", und betätigen Sie den Knopf „Visualizer".

1. Die Rechnung erscheint als Druckansicht im gewählten Layout. Über dem Blatt steht eine Leiste mit dem Knopf „Drucken".

1. Betätigen Sie „Drucken", um den Druckdialog Ihres Browsers zu öffnen, oder laden Sie die Rechnung im Viewer über „Als PDF herunterladen" als PDF-Datei.

4 · Arbeiten mit Visualizer

Ein Layout wählen

Sobald der Zusatz aktiv ist, bietet die Werkzeugleiste des Viewers fünf Layouts zur Auswahl an. Jedes Layout zeigt genau die Rechnungsdaten, die der Viewer gelesen hat. Die Rechnung wird dafür nicht ein zweites Mal hochgeladen: Der Viewer übergibt die bereits gelesenen Daten.

Alle fünf Layouts sind in der Sprache der Seite beschriftet: Deutsch, Englisch oder Französisch. Auf einer Seite in einer anderen Sprache erscheinen sie deutsch. Einheiten, Länder und Steuerkategorien stehen nur mit ihrem Namen da, zum Beispiel „3 m²“ statt „3 MTK - m²“.

Kontor

Kontor setzt die Rechnung als deutschen Geschäftsbrief mit Falzmarken nach DIN 5008. Sie nehmen es, wenn die Rechnung gedruckt, gefaltet und abgelegt oder mit der Post verschickt werden soll.

Ledger und Leiste

Ledger ist ein internationales Layout im Stil einer Prüfungsunterlage. Die Steuerkategorie steht als Text da. Leiste ist ein kompaktes Layout mit einer Informationsleiste, das viele Angaben dicht auf einem Blatt zeigt.

Business Central

Dieses Layout lehnt sich an das Rechnungsbild von Microsoft Dynamics 365 Business Central an. Es passt, wenn Ihre Unterlagen sonst aus dieser Umgebung kommen und einheitlich aussehen sollen.

Norm

Norm gibt die Beispieldarstellung einer Rechnung wieder, die in der ZUGFeRD-Spezifikation auf den Seiten 91 und 92 steht. Es zeigt die 25 Angaben, die § 14 UStG auf einer Rechnung verlangt, jede an ihren Fachbegriff (Business Term) der Norm gebunden. Norm sieht auf dem Bildschirm, im Druck und als PDF gleich aus, weil alle drei aus derselben Layout-Beschreibung entstehen. Es verwendet eine durchgehend serifenlose Schrift, setzt Postleitzahl und Ort in eine Zeile, nennt Mengen mit ihrer Einheit, Preise mit mindestens zwei Nachkommastellen, richtet die Summen rechtsbündig aus und trägt Seitenzahlen. Zahlen und Datum schreibt Norm so, wie es die Sprache Ihrer Website vorgibt.

Die Druckansicht und der Knopf „Drucken"

Die Druckansicht ist ein eigenständiges Dokument im Reiter „Layout“. Darüber steht der Knopf „Drucken". Er ruft den Druckdialog Ihres Browsers auf; dort wählen Sie einen Drucker oder „Als PDF speichern". Die Leiste selbst wird nicht mitgedruckt. Ihr Aussehen folgt dem Design-Kit, das für die eInvoice-Werkzeuge Ihrer Website gewählt ist. Das Blatt darunter bleibt davon unberührt.

Als PDF herunterladen

„Als PDF herunterladen" erzeugt auf Ihrem Server eine PDF-Datei im gewählten Layout und liefert sie als Download mit dem Dateinamen invoice.pdf. Die Datei wird als PDF/A-3 (Konformitätsstufe B) aufgebaut und trägt die Rechnungs-XML als Anlage. Die Anlagenleiste ist so eingestellt, dass ein PDF-Programm sie beim Öffnen zeigt.

Woher die XML kommt, hängt von der geladenen Datei ab:

• Haben Sie ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF geladen, wird die darin eingebettete XML herausgelöst und unverändert wieder eingebettet.
• Haben Sie eine CII- oder UBL-Datei geladen, wird diese Datei selbst eingebettet.

Die XML wird nie aus dem gezeichneten Blatt neu abgeleitet. Für diesen Schritt sendet der Browser neben den gelesenen Daten auch die ursprüngliche Datei noch einmal an Ihren Server.

Leere Felder und fehlende Summen

Ein Feld ohne Wert wird in den Layouts mit einem Strich gedruckt, statt zu verschwinden. Das gilt auch für die Felder „Globale Kennung" und „Schema der Kennung" von Verkäufer, Käufer, Zahlungsempfänger und Lieferung. Eine Summe, die die Rechnung nicht nennt, bleibt leer und wird nicht als 0,00 gezeigt. Trägt ein Beteiligter eine einfache und eine globale Kennung, zeigen die Layouts beide getrennt. Zu- und Abschläge einer Position bilden je Position eine Tabelle über die ganze Breite.

Auf einer Seite ausschalten

Im Kurzbefehl des Viewers schalten Sie auf einer einzelnen Seite ab, was dieser Zusatz zeigt, zum Beispiel [spev_einvoice_viewer button_spev_visualizer="no"]. Ohne Angabe bleibt alles an.

Ein Schalter nimmt etwas nur von dieser Seite. Wer den Zusatz überhaupt benutzen darf, legt „Verfügbar ab Rolle“ in den Einstellungen des Viewers fest. In der Viewer-App gelten dieselben Namen in config.js, etwa features: { tab_visualizer: false }. Nur der Wert false ohne Anführungszeichen schaltet ab.

5 · Einstellungen

Der Visualizer hat keine eigene Einstellungsseite und keine eigenen Optionen. Es gibt nur eine Einstellung, die sein Aussehen berührt, und sie gehört allen eInvoice-Werkzeugen gemeinsam:

Kurzbefehle

Der Visualizer bringt keinen eigenen Kurzbefehl mit. Er erscheint überall dort, wo der Kurzbefehl des Viewers steht:

[spev_einvoice_viewer]

Die Attribute dieses Kurzbefehls beschreibt das Handbuch des Viewers.

Verfügbar ab Rolle

Auf der Seite eInvoice Viewer → Viewer wählen Sie unter „Erweiterungen verfügbar ab Rolle“, ab welcher Rolle der Visualizer im Viewer erscheint. Besucher unterhalb dieser Rolle sehen weder die Auswahl der Layouts noch „Als PDF herunterladen“, und eine von Hand gebaute Anfrage beantwortet der Server mit „Diese Erweiterung steht für Ihr Konto nicht zur Verfügung.“ Die Wahl gibt es ab dem Viewer 2.35.0.

Den PDF-Knopf abschalten

Den PDF-Download können Sie nur über einen Filter im Quelltext abschalten, nicht über eine Einstellung. Das Beispiel steht im Kapitel 10.

6 · Besondere Fälle

Sie wollen eine XRechnung zu den Akten nehmen und brauchen ein Blatt Papier. Laden Sie die Rechnung in den Viewer, wählen Sie „Kontor (DIN 5008)", öffnen Sie die Druckansicht und betätigen Sie „Drucken". Die Falzmarken helfen beim Falten und Lochen.

Sie wollen eine reine XML-Rechnung als eine Datei weitergeben, die jeder öffnen kann. Laden Sie die CII- oder UBL-Datei, wählen Sie ein Layout und laden Sie das PDF herunter. Der Empfänger sieht die Rechnung als Blatt, und die ursprüngliche XML steckt als Anlage im selben PDF.

Sie haben ein ZUGFeRD-PDF, dessen Sichtbild schlecht lesbar ist. Laden Sie das PDF, wählen Sie ein Layout und laden Sie das neue PDF herunter. Das Blatt wird neu gesetzt; die eingebettete XML ist dieselbe wie im ursprünglichen PDF.

Sie wollen einem ausländischen Geschäftspartner oder Prüfer die Rechnung zeigen. Öffnen Sie den Viewer auf der englischen oder französischen Fassung Ihrer Website, sofern es eine gibt. Alle fünf Layouts und das PDF erscheinen dann in dieser Sprache.

Sie wollen zeigen, dass eine Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG trägt. Wählen Sie Norm. Das Layout zeigt die 25 verlangten Angaben in der Anordnung der Musterrechnung aus der ZUGFeRD-Spezifikation.

Sie betreiben ein öffentliches Portal und wollen die Layouts anbieten, aber kein PDF auf Ihrem Server erzeugen lassen. Schalten Sie den PDF-Download mit dem Filter aus Kapitel 10 ab. Die Druckansicht mit dem Knopf „Drucken" bleibt.

7 · Zusammenspiel mit anderen Paketen

Die Layouts zeigen die Felder der EN 16931. Die zusätzlichen Felder des Zusatzes „Extended Profiles" erscheinen darin nicht; keines der fünf Layouts bindet ein Feld einer Erweiterung.

8 · Wenn etwas nicht geht

Die Tabelle nennt die Meldungen so, wie sie auf einer deutschen Website erscheinen.

9 · Datenschutz und Sicherheit

Was an den Server geht. Anders als die Anzeige im Viewer entstehen die Layouts auf Ihrem Server. Um ein Layout zu zeichnen, sendet der Browser des Besuchers die vom Viewer gelesenen Rechnungsdaten an Ihre WordPress-Installation. Für das PDF sendet er zusätzlich die ursprüngliche Rechnungsdatei, damit ihre XML eingebettet werden kann.

Was gespeichert wird. Nichts. Die Daten werden nur für die Dauer der einen Anfrage verarbeitet. Das Ergebnis geht als Seite oder als PDF-Datei an den Browser zurück; auf dem Server bleibt keine Kopie.

Was nach außen geht. Nichts. Der Zusatz stellt keine Anfrage an einen fremden Dienst. Das PDF entsteht mit der beiliegenden Bibliothek mPDF auf Ihrem Server.

Wer die Funktion benutzen kann. Die Layouts und der PDF-Download stehen auch Besuchern zur Verfügung, die nicht angemeldet sind, so wie der Viewer selbst, es sei denn, unter „Erweiterungen verfügbar ab Rolle“ ist eine Rolle gewählt. Jede Anfrage wird mit einem Sicherheitskennzeichen (Nonce) geprüft. Es wird frisch abgerufen, damit die Funktion auch auf Seiten arbeitet, die aus einem Zwischenspeicher kommen.

10 · Für Entwickler

Fehler beantwortet der Server mit den Statuswerten 400 (fehlende oder unlesbare Eingabe), 403 (Sicherheitsprüfung, abgeschalteter PDF-Download oder eine Rolle unter „Erweiterungen verfügbar ab Rolle“), 422 (Rechnung lässt sich nicht darstellen oder einbetten) und 500 (fehlende Bibliothek).

PDF-Download abschalten, zum Beispiel in einem eigenen kleinen Plugin:

add_filter( 'sp_einvoice_viewer_pdf_export_enabled', '__return_false' );

Das erzeugte PDF trägt als zusätzliches Erzeugerwerkzeug den Eintrag „eInvoice Viewer — Visualizer" mit der Fassungsnummer.

11 · Fassungen

12 · Bilderliste

Diese Liste zeigt, welche Bildschirmfotos dieses Handbuch erwartet und welche im Ordner screenshots/ des Pakets gefunden wurden. Ein Bild heißt immer Kennung.Sprache.png, zum Beispiel vz-werkzeugleiste.de.png. Fehlt die deutsche Fassung, zeigt das Handbuch die englische. Auf den Bildern sind nur Beispieldaten zu sehen.