eInvoice Viewer — Hybrid Check

Zusatz zum eInvoice Viewer · WordPress-Plugin und App · Kaufprodukt

ZUGFeRD: PDF und XML vergleichen, bevor Sie zahlen

Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung enthält zwei Rechnungen in einer Datei: das PDF, das Sie lesen, und die Rechnungsdaten im XML, die Ihre Buchhaltung verarbeitet. Nichts im Format zwingt beide, dasselbe zu sagen. Genau dort setzt Rechnungsbetrug an: Im XML steht eine andere IBAN, und das PDF zeigt weiter die vertraute Bankverbindung.

Der Hybrid Check ist ein Zusatz zum kostenlosen eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931. Er vergleicht PDF und XML von selbst, sobald Sie die Rechnung öffnen: Rechnungsnummer, Endbetrag und Bankverbindung. Ein Widerspruch steht direkt am betroffenen Feld, und der Vergleich läuft vollständig in Ihrem Browser.

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App und Plugin

Der Hybrid Check in der App und im WordPress-Plugin

In der App. Der Hybrid Check ist ein Zusatz für die kostenlose Viewer-App. Sie legen ihn in den Ordner des Viewers, als Ordner oder als einzelne Datei, und beim nächsten Start ist er da. Neben der One-File-App genügt die einzelne Datei. Der Reiter „Hybrid Check“ erscheint in der App genau wie im Plugin.

Im WordPress-Plugin. Auf Ihrer Website installieren Sie Der Hybrid Check als eigenes Plugin zum kostenlosen Viewer-Plugin. Dort bekommen Sie die Zusatzfunktionen einer Website: Sie begrenzen die Aufrufe je Besucher und Tag und legen fest, ab welcher Rolle der Zusatz erscheint.

Rechnungsbetrug mit ZUGFeRD erkennen: Das PDF sagt das eine, das XML das andere

Stellen Sie sich vor, ein Lieferant schickt Ihnen wie jeden Monat seine ZUGFeRD-Rechnung. Das PDF sieht aus wie immer, mit derselben Bankverbindung wie im letzten Monat. Ihre Buchhaltungssoftware liest aber nicht das PDF, sondern die Rechnungsdaten im XML, und dort steht eine andere IBAN. Die Zahlung geht auf ein fremdes Konto, und niemand hat etwas Auffälliges gesehen.

Ein Validator, also ein Prüfprogramm für E-Rechnungen, findet das nicht. Er prüft, ob die Rechnungsdaten richtig aufgebaut sind, aber er vergleicht sie nicht mit dem, was das PDF zeigt. Von Hand beide Seiten Zeile für Zeile zu vergleichen, schafft bei vielen Rechnungen am Tag niemand.

Wer was prüft: Validator und Hybrid Check ergänzen sich
Frage	Validator	Hybrid Check
Sind die Rechnungsdaten im XML richtig aufgebaut?	ja	nein
Zeigt das PDF dieselbe Rechnungsnummer wie das XML?	nein	ja
Zeigt das PDF denselben Endbetrag wie das XML?	nein	ja
Zeigt das PDF dieselbe Bankverbindung wie das XML?	nein	ja

So vergleicht der Hybrid Check PDF und XML

Sie müssen nichts anklicken. Sobald der Viewer eine Rechnung mit PDF gelesen hat, vergleicht der Hybrid Check die Rechnungsnummer, den Endbetrag und die Bankverbindung aus dem XML mit dem Text des PDF.

1. Zusatz installieren
Sie laden die ZIP-Datei aus dem Shop in WordPress hoch und aktivieren das Plugin neben dem eInvoice Viewer. In der Viewer-App entpacken Sie die ZIP-Datei in den Ordner der App. Einstellungen braucht der Zusatz nicht.
2. ZUGFeRD-Rechnung öffnen
Sie ziehen die Rechnung wie gewohnt in den Viewer. Der Vergleich läuft dabei von selbst.
3. Hinweis über der Rechnung lesen
Gibt es einen Widerspruch, kündigt ihn ein Satz über der Rechnung an, und das betroffene Feld trägt eine Karte mit der Meldung.
4. Reiter „Hybrid Check“ öffnen
Der Reiter zeigt alle Meldungen als Karten: oben das Feld und „Fehler“, „Warnung“ oder „OK“, darunter der Satz. Vergleichen Sie beide Seiten, bevor Sie zahlen.

Schutz vor der häufigsten Betrugsmasche: eine andere IBAN im XML

Eine geänderte Bankverbindung ist das häufigste Muster des Rechnungsbetrugs. Bei einer ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung lässt sie sich besonders leicht verstecken, weil der Mensch das PDF liest und das Programm das XML. Der Hybrid Check legt beides nebeneinander. Steht die IBAN aus den Rechnungsdaten nicht im PDF, meldet er einen Widerspruch.

Was Sie davon haben: Sie sehen vor der Zahlung, dass die Datei zwei verschiedene Bankverbindungen enthält, und können beim Lieferanten nachfragen, bevor Geld auf ein fremdes Konto geht.

Der Widerspruch steht genau am Feld

Ein Widerspruch erscheint nicht nur im Reiter „Hybrid Check“, sondern zusätzlich als Karte am betroffenen Feld der Rechnung, also bei der Rechnungsnummer, beim Endbetrag oder bei der Bankverbindung. Ein Satz über der Rechnung kündigt ihn an. Der Reiter öffnet sich nicht von selbst, damit die Rechnung im Blick bleibt.

Was Sie davon haben: Sie sehen den Widerspruch dort, wo Sie ohnehin hinschauen, und wissen sofort, welche Angabe Sie mit dem Lieferanten klären müssen.

Auch das PDF in einer XRechnung

Eine XRechnung kann ein PDF als Anhang mitbringen. Zeigt dieses PDF die Rechnungsnummer, vergleicht der Hybrid Check auch dieses PDF mit den Rechnungsdaten. Anhänge, die nicht die Rechnung selbst zeigen, etwa ein Aufmaß oder ein Mietvertrag, lässt er aus.

Was Sie davon haben: Der Schutz gilt nicht nur für ZUGFeRD und Factur-X, sondern auch für XRechnungen mit beigelegtem Rechnungs-PDF.

Gemeldet wird ein Widerspruch, keine Vermutung

Viele Rechnungsvorlagen drucken die Bankverbindung nicht oder nur als Grafik. Der Hybrid Check meldet deshalb nicht, dass etwas im PDF fehlt, sondern nur, wenn eine Angabe der Rechnungsdaten dort nicht zu finden ist, wo das PDF lesbaren Text hat. Ist das PDF ein Scan ohne lesbaren Text, sagt er Ihnen, dass er nicht vergleichen konnte.

Was Sie davon haben: Eine Meldung bedeutet wirklich, dass Sie hinschauen sollten, und Sie wissen bei jedem PDF, ob es verglichen wurde.

Der Hybrid Check in der Viewer-App

Den Zusatz gibt es auch für die kostenlose Viewer-App, also für den Ordner, den Sie ohne WordPress im Browser öffnen. Er ist eine eigene ZIP-Datei aus dem Shop, die Sie in den Ordner der App entpacken. Danach liegt dort der Ordner addons/hybrid-check/. Die App braucht dafür die Version 2.37.1 oder neuer. Der Vergleich läuft dort ganz im Browser, ohne WordPress und ohne Server.

Was Sie davon haben: Auch ein Arbeitsplatz in der Kreditorenbuchhaltung ohne WordPress vergleicht jede ZUGFeRD-Rechnung vor der Zahlung.

Sie bestimmen, wer den Vergleich bekommt

Der Zusatz hat keine eigene Einstellungsseite. Auf der Einstellungsseite des Viewers legen Sie unter „Verfügbar ab Rolle“ fest, ab welcher WordPress-Rolle die Zusätze arbeiten. Auf einer einzelnen Seite schalten Sie den Vergleich mit einem Schalter im Kurzbefehl des Viewers ab:

[spev_einvoice_viewer tab_sphc="no"]

Was Sie davon haben: Sie bieten den Viewer öffentlich an und behalten den Vergleich Ihrer Buchhaltung vor.

Was der Vergleich meldet

Die Meldungen des Hybrid Check und ihre Bedeutung
Was die Seite sagt	Bedeutung
Das Sichtbild zeigt Rechnungsnummer und Endbetrag der Rechnungsdaten.	PDF und XML stimmen überein. Steht auch die Bankverbindung im PDF, nennt der Satz sie mit.
Die Rechnungsnummer, der Endbetrag oder die Bankverbindung der Rechnungsdaten steht nicht im Sichtbild.	Ein Widerspruch. Er steht zusätzlich als Karte am Feld der Rechnung. Vergleichen Sie beide Seiten, bevor Sie zahlen.
Das Sichtbild enthält keinen lesbaren Text.	Das PDF ist vermutlich ein Scan und wurde nicht verglichen.

Das Sichtbild ist das PDF, das ein Mensch liest. Eine reine XML-Datei ohne PDF bekommt keine Meldung, weil es nichts zu vergleichen gibt.

Die Kreditorenbuchhalterin vor dem Zahllauf
Sie öffnet jede ZUGFeRD-Rechnung im Viewer. Steht über der Rechnung ein Hinweis und trägt die Bankverbindung eine Karte, ruft sie beim Lieferanten unter der bekannten Nummer an, bevor sie die Zahlung freigibt.
Der Inhaber eines kleinen Betriebs
Er zahlt seine Rechnungen selbst und hat keine Zeit, PDF und XML zu vergleichen. Der Hybrid Check erledigt das beim Öffnen und meldet sich nur, wenn etwas nicht stimmt.
Der Rechnungssteller vor dem Versand
Er öffnet seine eigene ZUGFeRD-Rechnung im Viewer. Zeigt das PDF einen anderen Endbetrag als die Rechnungsdaten, fällt ihm das auf, bevor der Kunde nachfragt.

Was Sie brauchen

Voraussetzungen für den Hybrid Check 1.2.0
Was	Anforderung
WordPress	ab Version 5.8
PHP	ab Version 8.2
Plugin	eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931, kostenlos auf wordpress.org; den eigenen Reiter gibt es ab Version 2.38.0
In der Viewer-App	statt WordPress und Plugin: die Viewer-App ab Version 2.37.1 und der Zusatz Hybrid Check für die App
Lizenz	GPL-2.0-or-later

Die Rechnung bleibt in Ihrem Browser.
Der Vergleich läuft im Browser mit der Datei, die der Viewer schon gelesen hat. Der Zusatz sendet nichts an Ihre Website und an keinen fremden Dienst, und er speichert nichts.
Kein Klick nötig.
Der Vergleich läuft beim Öffnen der Rechnung von selbst. Mit einem älteren Viewer als 2.38.0 steht das Ergebnis in einem Bereich neben der Rechnung statt in einem eigenen Reiter.

Damit Sie genau wissen, was Sie bekommen, nennen wir Ihnen auch die Grenzen des Zusatzes:

Er liest kein gescanntes PDF. Ein PDF ohne lesbaren Text wird nicht verglichen; der Zusatz sagt Ihnen das.
Er meldet nicht, dass etwas im PDF fehlt. Viele Vorlagen drucken die Bankverbindung nicht oder nur als Grafik. Gemeldet wird nur ein Widerspruch.
Er vergleicht keine Anhänge, die nicht die Rechnung selbst zeigen, etwa ein Aufmaß oder einen Mietvertrag.
Er sagt nicht, ob die IBAN zu Ihrem Lieferanten gehört. Stimmen PDF und XML überein, kann trotzdem beides falsch sein. Ob die Bankverbindung zu einem bekannten Lieferanten passt, prüft der Inbound Check mit Ihrer Lieferantenliste.
Er sagt nicht, ob die Rechnung gültig ist. Ob die Rechnungsdaten allen Regeln ihres Formats entsprechen, prüft ein Validator.

eInvoice Viewer — Inbound Check

Dieser Zusatz gleicht eine Eingangsrechnung mit Ihrer Lieferantenliste ab. So erfahren Sie, ob das Geld auf ein bekanntes Konto gehen soll.
Kaufprodukt

eInvoice Viewer — EPC QR Code

Dieser Zusatz zeigt zur Rechnung den EPC-QR-Code, den GiroCode, für Ihre Banking-App. Erst vergleichen, dann scannen.
Kaufprodukt

eInvoice Validator for VAMPIRE

Dieses kostenlose WordPress-Plugin prüft die Rechnungsdaten gegen die offiziellen Regeln ihres Formats. Es ist in reinem PHP geschrieben und braucht deshalb kein Java.

Angaben werden verglichen: Rechnungsnummer, Endbetrag und Bankverbindung

Klicks braucht der Vergleich, er läuft beim Öffnen der Rechnung

Lieferformen: als WordPress-Plugin und als Zusatz für die Viewer-App

Brauche ich den eInvoice Viewer?

Ja. Der Hybrid Check ist ein Zusatz und tut ohne den eInvoice Viewer for PEPPOL & EN16931 nichts. Den Viewer bekommen Sie kostenlos auf wordpress.org. Ab Version 2.38.0 des Viewers steht das Ergebnis im eigenen Reiter „Hybrid Check“, mit einem älteren Viewer in einem Bereich neben der Rechnung.

Welche Rechnungen vergleicht der Hybrid Check?

ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen, also PDF-Dateien mit eingebetteten Rechnungsdaten, und XRechnungen, die ein PDF mit der Rechnungsnummer als Anhang mitbringen. Eine reine XML-Datei ohne PDF hat nichts zum Vergleichen.

Was genau wird verglichen?

Die Rechnungsnummer, der Endbetrag und die Bankverbindung aus den Rechnungsdaten werden im Text des PDF gesucht. Fehlt eine davon im PDF, obwohl es lesbaren Text hat, meldet der Hybrid Check einen Widerspruch.

Wird meine Rechnung irgendwohin gesendet?

Nein. Der Vergleich läuft in Ihrem Browser. Der Zusatz sendet nichts an Ihre Website und an keinen fremden Dienst, und er speichert nichts.

Reicht der Hybrid Check als Schutz vor Rechnungsbetrug?

Er schließt eine wichtige Lücke, nämlich verschiedene Angaben in PDF und XML. Stimmen beide überein, kann die Bankverbindung trotzdem neu sein. Dafür gibt es den Inbound Check, der die IBAN mit Ihrer Lieferantenliste abgleicht. Beide Zusätze ergänzen sich.

Ersetzt der Hybrid Check einen Validator?

Nein. Ein Validator prüft, ob die Rechnungsdaten den Regeln ihres Formats entsprechen. Der Hybrid Check prüft, ob das PDF dasselbe sagt wie die Rechnungsdaten. Das eine sagt nichts über das andere.

Zahlen Sie keine Rechnung, deren PDF etwas anderes sagt als ihr XML: Der Hybrid Check vergleicht Rechnungsnummer, Endbetrag und Bankverbindung bei jeder ZUGFeRD-Rechnung, die Sie im Viewer öffnen. Sie haben den eInvoice Viewer noch nicht? Er ist die kostenlose Grundlage für diesen Zusatz.

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